Wellfish integritetspolicy

Vi strävar alltid efter att ha en öppen och ärlig relation med dig som besöker vår site, läser våra nyhetsbrev eller blir kontaktad av oss på Wellfish. På den här sidan kan du läsa om hur vi hanterar personuppgifter som vi får in via bland annat cookies och formulär som du själv fyller i när du till exempel vill ladda ner en guide, delta på ett event eller komma i kontakt med oss.

Vi har som avsikt att vara transparenta med hur din information används och vill med den här sidan förtydliga detta. Som användare av Wellfish eller besökare av vår hemsida accepterar du de riktlinjer som beskrivs i dessa villkor och samtycker till den behandling av personuppgifter som beskrivs i denna integritetspolicy.

Är du Wellfish kund?
Den här sidan beskriver vår integritetspolicy för vår hemsida och kontaktdatabas, inte för systemet Wellfish. Är du kund och vill läsa mer om personuppgiftsbiträdesavtalet så hittar du avtalet här.


Personuppgiftsansvar
Vi är personuppgiftsansvariga för behandling av dina personuppgifter på vår hemsida. Att vara personuppgiftsansvarig innebär att vi måste se till att du som besökare är medveten om att vi samlar in dina personuppgifter, hur vi gör det och varför. Vi ser även till att du aktivt kan begära att få dina uppgifter ändrade, begränsa hur vi använder dina uppgifter, begära ut de uppgifter vi har om dig eller använda rätten att bli helt raderad från våra system. Vi delar inte dina uppgifter till tredje part utan att du själv har godkänt detta. 

Varför samla in uppgifter?
Wellfish samlar in och använder dina personuppgifter enligt ovan för att fullgöra, förbättra och anpassa våra åtaganden, produkter och tjänster, för att tillgodose dina önskemål och för att samla in statistik om vår hemsida och tjänst. Vi använder datan för att vidareutveckla vår hemsida och tjänst.

Vi använder också informationen i marknadsföringssyfte för att informera dig om produkter och tjänster från oss samt delge guider, information och nyheter som vi, baserat på vad vi vet om dig bedömer att du kan ha ett intresse av. Du kan närsomhelst be oss ändra dina uppgifter, få dem utlämnade eller be oss att ta bort dig helt från våra databaser. Du kan själv klicka på länken "Avsluta prenumeration" i samtliga mail från oss eller kontakta oss direkt via e-post: info@wellfish.se  

Vilka uppgifter samlas in?
Beroende på i vilka situationer du kommer i kontakt med Wellfish så kan dina personuppgifter vara inom någon av nedanstående kategorier:

  • Kontaktuppgifter såsom namn, e-postadress och telefonnummer

  • Användarinformation om hur du använder vår hemsida och våra tjänster. Sådan information kan inkludera IP-nummer, typ av enhet och webbläsare och även information om hur du interagerar med på vår site, exempelvis vilka sidor du besöker, vilka knappar du trycker på och så vidare.

  • Annan information som vi mottar från dig igenom din kontakt med oss, exempelvis när du fyller i formulär.


Hur samlas uppgifterna in?
1. Uppgifter du väljer att delge oss via formulär eller cookies
Det vanligaste sättet för oss att få in uppgifter är att du själv väljer att delge dem i ett formulär. Vi kan till exempel ha webinars, event, guider, case och annat innehåll där vi frågar efter vissa uppgifter om dig. Det går alltid att i efterhand be oss ändra uppgifter, delge dig dina uppgifter eller tar bort dig helt från vår databas. Vi har all information i vårt system HubSpot som möjliggör att vi raderar all information om dig på din begäran.

Vi samlar även in uppgifter via så kallade “cookies”. En cookie är en textfil som placeras på din hårddisk och som normalt används för att förbättra webbplatsen för användaren, till exempel för att på automatik kunna anpassa en webbplats efter besökarens önskemål och val.

Cookies gör bland annat att vår webbserver känner igen dig och automatiskt tar fram de uppgifter du registrerat tidigare så att du slipper ange dem igen, vilket sparar tid och ger bättre funktionalitet samt en smidigare användarupplevelse för dig.

Delar av de uppgifter som samlas in delas till tredje part för de annonsplattformar vi använder oss av så att vi kan nå ut till dig med annonsering om det är lämpligt. Det handlar då oftast om så kallad retargeting, det vill säga annonsering riktad enbart till dig som besökt vår hemsida. Se tabellen nedan för mer specifik information.

För att kunna ge dig så bra information som möjligt och rätt upplevelse av hemsidan använder vi HubSpot som är ett av de främsta systemen för att på automatik hantera hemsideinnehåll och utskick. HubSpot har egna Cookies och de går att läsa om här: HubSpot Cookies.

Du kan själv välja om du vill acceptera eller blockera cookies. De flesta webbläsare tar emot cookies automatiskt, men du kan ändra webbläsarens inställningar så att den nekar cookies. Nedan följer några exempel på hur du gör för respektive webbrowser.

Observera att om du väljer att blockera cookies så kan detta i vissa fall försämra funktionaliteten och upplevelsen av webbplatsen/webbapplikationen.

2. Kontakt baserat på legitimt intresse
Du kan finnas med i vårt marknadsföringsregister baserat på din yrkesroll och/eller den arbetsgivare du representerar. Hanteringen av dina kontaktuppgifter baseras då på det som i regelverket (GDPR) kallas för legitimt intresse.

 Det innebär att vi bedömt att det finns ett ömsesidigt intresse för oss att erbjuda just dig våra produkter och tjänster, och att det motiverar att vi samlar in och sparar dina uppgifter. Baserat på denna intresseavvägning har dina kontaktuppgifter inhämtats från publikt tillgängliga platser (exempelvis ditt företags hemsida, LinkedIn etc). Vi använder dina uppgifter för att via utskick ta kontakt med dig och du kan enkelt avregistrera dig från vidare utskick, välja vilken typ av information du vill få eller helt enkelt be oss att ta bort dig helt från våra databaser.

Vi använder HubSpot för att hantera marknadsföring. Det är ett av marknadens bästa system och deras stöd för GDPR uppdateras löpande.

Vilka system hanterar dina personuppgifter?

  • Hubspot används för att samla statistik kring hur vår hemsida används samt anpassa innehåll på hemsidan och göra utskick via epost. Här lagras uppgifter som du själv valt att lämna ut eller som vi hittat på publikt tillgängliga webbplatser såsom ert företags hemsida baserat på legitimt intresse. Det rör sig om namn, titel, telefonnummer, adress och e-postadress

  • Google Analytics(GA4) används för att samla statistik om hur vår hemsida används. I Google Analytics lagras framför allt opersonliga uppgifter om IP adress, typ av webbrowser, samt cookie-information som du har valt att dela med Google.

  • Google Display används för att kunna nå ut till rätt personer genom Googles tjänster. Här används data såsom att du har besökt vår sida, vilka intressekategorier du har osv för att nå ut med annonser. Alla uppgifter kommer från Googles tredjepartstjänst Google DoubleClick cookies.

  • Facebook pixel används för att kunna annonsera till de som besöker vår site eller kan ha ett värde av våra tjänster. Här används data om vilka sidor som besökts och från vilken IP-adress. Vi har även möjlighet att ladda upp listor när det är uppgifter som vi får genom att du frivilligt lämnar dem till oss. Uppgifterna delas till tredje part, dvs Facebook för användning under annonseringen.

  • Notd Consulting AB - 559417-9359: Marknads och annonsbyrå som sätter strategier och annonskampanjer. Tar del av Google ads kontot.

  • GoClimate Sweden AB - 559130-6583. Beräkningar inför hållbarhetsredovisningen. Samtliga uppgifter delas för att kunna utveckla och göra klimatberäkningarna.

  • Avtalssignering används vid avtalssignering vid tecknande av nya avtal. Kontaktinformation till avtalsparten samt ev. personuppgifter i själva avtalet.

  • Slack används för kommunikation vid uppstart av nya kunder. Användarnamn och epost till användaren samt eventuella underlag innehållande personuppgifter som skickas via tjänsten.

  • Microsoft tillhandahåller anställas epost och dokumenthantering och intranät. E-postadress till mottagare samt ev. personuppgifter i epostmeddelanden.

    • Azure Open AI används vid upprättning av hållbarhetsredovisningen. Vi behöver inte lagra någon data där, utan använder verktyget vid vissa specifika tolkningar. Läs mer om deras policys och compliance här: Microsoft - GDPR

  • Pe Accounting Sweden AB, affärssystem och bokföringstjänst. Tar hand om Wellfish hela ekonomi. Samtliga uppgifter delas.

  • IT-Drift, tillhandahåller den IT infrastruktur som vi använder på kontoret, dvs arbetsstationer, filserver, skrivare m.m. De personuppgifter som finns lagrade i PE systemet.

  • IT-Drift, tillhandahåller IT infrastrukturen för PE systemet, dvs applikationsservrar, databaser, säkerhetskopior m.m. De personuppgifter som finns lagrade i PE systemet.

  • Fakturahantering används för bearbetning av leverantörsfakturor samt utskick av post och EDI försändelser. Adressuppgifter till mottagare samt ev. personuppgifter som finns i inskickade underlag eller utgående EDI/postförsändelser.

  • Linkedin pixel används för att kunna annonsera till de som besöker vår site eller kan ha ett värde av våra tjänster. Här används data om vilka sidor som besökts och från vilken IP-adress. Vi har även möjlighet att ladda upp listor när det är uppgifter som vi får genom att du frivilligt lämnar dem till oss. Uppgifterna delas till tredje part, dvs Linkedin för användning under annonseringen.

  • Zoom: ibland använder vi Zoom för att sända webinar. För att det ska fungera och de som anmält sig ska kunna ansluta skickas data från formuläret på Wellfishs hemsida till Zoom. Direkt via integration eller genom integrationstjänsten Zapier. Information om vilka som deltagit kan även skickas från Zoom till HubSpot så att vi kan ge rätt återkoppling efteråt. Här används den data som du valt att lämna i samband med att du fyller i ett formulär och tex anmäler dig till ett event. Läs mer här om Zooms Terms of service och Zooms privacy statement. 

Hur länge sparar Wellfish personuppgifter?
Har du själv initierat kontakt med oss (genom att bland annat ladda ner innehåll eller anmält dig till ett event) så kommer vi lagra dina kontaktuppgifter tills du eller Wellfish av någon anledning vill avsluta kontakten. Detta gör du enklast att klicka på länken i slutet på våra mailutskick. Om vi har initierat kontakten lagras din data så länge vi tror det finns ett ömsesidigt intresse/behov för detta. Vi går löpande igenom vår databas och tar bort kontakter som inte visar ett intresse vid kontakt, såsom att inte längre öppna mail de får skickade till sig.


Informationssäkerhet
Wellfish ser allvarligt på informationssäkerheten och vi är angelägna om att dina personuppgifter behandlas säkert. Vi hanterar all information i enlighet med etablerade säkerhetsstandarder och rutiner för att kunna skydda den mot obehörig åtkomst, ändring, spridning och förstörelse.

Ändringar och tillägg till integritetspolicyn
Denna integritetspolicy kan komma att ändras i framtiden om exempelvis förändringar eller lagändringar sker. Vi rekommenderar därför att du regelbundet läser våra villkor för att kunna hålla dig uppdaterad och ta del av den senaste versionen.

Frågor angående integritetspolicyn?
Om du har frågor eller synpunkter gällande Wellfishs integritetspolicy eller vår informationshantering, eller vill att vi delger dig vilka uppgifter vi har samt om du vill uppdatera uppgifter eller att vi raderar dina uppgifter från vår databas, vänligen kontakta oss på info@wellfish.se